Sist uke skrev vi om at NHO spår tidenes konferanseår i 2022. Ingenting gleder oss mer enn at fysiske møter ligger an til å gjøre et solid comeback.
Mye ble endret av 18 måneder med nedstenging og digitale møteløsninger, og konferansemarkedet var intet unntak. Hvordan vil konferanser se ut etter gjenåpningen? Hva må du by på for å skille deg ut fra konkurrentene? Det får du svaret på i denne artikkelen.
Her er seks av de viktigste konferansetrendene vi mener vil gjelde i 2022.
Fysisk og virtuelt smelter sammen
2020 var året da digitale møter og arrangementer kom for fullt. I forlengelsen av det dukket hybridarrangementer opp – kombinasjonen av digitale og fysiske møter. Etter hvert som brukervennlige digitale plattformer gjorde det enkelt å avholde arrangementer som en sømløs miks av fysisk og virtuelt, ble skillelinjene mellom de to formatene visket ut.
Alt tyder på at denne utviklingen vil fortsette i 2022. Mange av arrangementene av en viss størrelse vil ha en fysisk og en digital del, slik at man alltid vil kunne følge med på arrangementet på nett.
Konferanser blir brukt enda mer som merkevarebygging
Arrangementsmarkedsføring var i sterk vekst i årene før koronakrisen traff oss. Etter covid-19 er det blitt enda viktigere å bruke event strategisk som verktøy for å skape engasjement og bygge profil mot både nye og eksisterende kunder/medarbeidere.
Det siste halvannet året har vi vært sulteforet på “ekte” møter ansikt til ansikt, og derfor vil fysiske, organiserte møteplasser som konferanser bli viktigere enn noen gang.
Etter 18 måneder i unntakstilstand for både kunder og bransjer må bedrifter vise tydeligere hvem de er. Det er derfor avgjørende å vise hvorfor du eksisterer som merkevare, ikke bare hva du leverer og hvordan du leverer dette. Da er det kulturbygging, ekte engasjement og følelser som er viktigst å fokusere på, og det er her konferanser tar en sentral rolle, internt og eksternt.
Les mer: 6 grunner til å bruke arrangement i markedsføringen
Forventningene til det faglige innholdet blir enda høyere
I løpet av pandemien har digitale og hybride arrangementer gitt arrangører muligheten til å ha internasjonale foredragsholdere som de ellers ikke ville ha fått dersom vedkommende måtte reise til Norge for å stille opp fysisk på arrangementet. Dette har hevet kvaliteten på det faglige innholdet, men også deltakernes forventninger til det.
Skal du klare å skille deg ut blant alle de fysiske konferansene som vil komme i 2022, må du fortsette å legge lista høyt mht. foredragsholdere du har på plakaten. En klar trend for 2022 er derfor at det blir tyngre faglig innhold på konferanser. Flere parallellsesjoner, internasjonalt kjente foredragsholdere, og flere og mer gjennomtenkte, involverende aktiviteter som støtter opp under kunnskapsoverføringen.
Fortsatt fokus på smittevern
Den voksne befolkningen er i stor grad vaksinert.. Men selv om pandemien offisielt er over, iallfall her i Norden, er viruset fortsatt med oss. Derfor vil noen grunnleggende smitteforebyggende tiltak fortsatt gjelde på fysiske konferanser, som f.eks. at syke deltakere holder seg hjemme.
Smittesporing vil være essensielt når mennesker møtes på et fysisk arrangementssted.. Som arrangør må du sørge for å holde løpende oversikt over konferansedeltakere og samle inn nødvendig kontaktinformasjon – i tilfelle det i etterkant blir behov for å kontakte deltakere i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt eventuell smitte.
Følgelig bør alle konferanser i 2022 ha obligatorisk påmelding og kontroll på hvem som faktisk kommer. Et profesjonelt påmeldingssystem er velegnet til å utføre rask smittesporing ved behov.
Les mer: Smittevern på arrangementet: Dette må du ha kontroll på
Økte forventninger til at konferanser er bærekraftige
Digitale og hybride arrangementer har vist at man ikke lenger er nødt til å reise for å delta på konferanser. I en tid da miljøspørsmålet er mer presserende enn noensinne, setter deltakere i kjølvannet av covid-19 enda høyere krav til at konferanser og andre typer fysiske arrangementer skal ha lavest mulig økologisk fotavtrykk..
For eksempel vil det bli større fokus på “kortreiste” fasiliteter. Velger du et konferanselokale som ligger sentralt, gjør du det lettere for deltakerne å sette igjen bilen hjemme og heller bruke kollektivtransport på vei til og fra konferansen.
Også mat og drikke samt annet forbruksmateriell bør tilpasses for å møte de nye kravene til en grønn profil på konferanser. Stadig mer bevisste deltakere forventer korteist, sunn og økologisk mat, og mat i sesong. Materiell som normalt blir kastet etter endt arrangement, slik som programhefter og andre trykksaker, bør være i digital form.
Godt integrerte teknologiske løsninger blir en selvfølge
På konferanser handler alt om å skape engasjement, involvering og maksimalt utbytte for arrangør, deltakere og utstillere. Her står teknologi sentralt i vår nye hverdag.
Under pandemien ble deltakere flest vant til å kommunisere med arrangører, både før, under og etter arrangementet. Med digitale systemer for deltakerhåndtering (blant annet eventapper) er du som konferansearrangør bare noen tastetrykk unna å høre fra deltakerne dine.
Covid-19 gjorde elektronisk innsjekk og registrering til en selvfølge. I 2022 vil konferansedeltakere ha nulltoleranse for knotete registrerings- og insjekkingsprosesser. Deltakerne som møter på din neste konferanse, forventer at innsjekkingen skal være digital og like sømløst integrert som på alle andre arenaer i et heldigitalisert samfunn.
Konklusjon
Den overordnede konferansetrenden etter korona er at konferanser må være enda mer involverende, enda mer lærerike, enda mer bærekraftige, og enda tryggere – alt omgitt av en engasjementsskapende digital ramme.
Skal du i 2022 lykkes med å lage konferanser som blir en snakkis, må du skape deltakeropplevelser som overgår det folk er blitt vant til etter lang tid med funksjonsrike digitale møteplattformer og profesjonell strømming.
Lykke til med din konferanse i året som kommer!
