I tirsdagens pressebrief om koronasituasjonen sa direktør i FHI, Camilla Stoltenberg, at det fremdeles er mye usikkerhet rundt omikron og hvordan denne vil påvirke samfunnet.
Usikkerhet har gått som en rød tråd gjennom de snart to årene som har gått siden pandemien brøt løs. “Den nye normalen” har så langt vist seg å bestå av opp- og nedturer, lettelser og restriksjoner, håp og mismot ...
Hva har i vente i året som kommer?
Den siste tiden har det kommet flere rapporter som analyserer nåværende og kommende trender i arrangementsbransjen under pandemien, blant annet:
- 2022 Global Meetings and Events Forecast av AMEX
- Rain and Shine: Events in 2022 av The Vendry
- The State of Virtual Events 2022 av Kaltura
I tillegg nevner vi artikkelen 5 Trends to Watch in 2022 av UFI, den globale foreningen for messe- og utstillerbransjen.
Vi ser nærmere på fire store arrangementstrender som peker seg ut.
1. Økt fokus på deltakerbehov, faglig innhold og teknologi
Deltakernes opplevelse av et arrangement (og brandet bak det) er avgjørende for om det blir vellykket eller ikke. Tre av de ovennevnte bransjerapportene peker på at bærekraft, mangfold, likeverd og inkludering blir stadig viktigere for profesjonelle arrangører – fordi disse faktorene blir stadig viktigere for deltakere. Det er også et økende krav om at leverandører følger etiske retningslinjer.
Rapporten fra AMX slår fast hva som kreves for å møte disse behovene: Som arrangør må du legge enda mer vekt på å ivareta deltakeres individuelle behov og velvære, ha enda større fokus på utformingen av det faglige innholdet, og dessuten bruke digitale hjelpemidler i enda større grad.
Artikkelen fra UFI hevder at dette også bidrar til å holde på ansatte i event- og arrangementsbransjen:
“En generasjon som drives av “purpose” og behovet for å ha en meningsfylt, engasjerende jobb – vi kan tilby dem noe de ikke får i noe annen bransje: Muligheten til å være til stede når fremtiden formes, og til å være en del av fellesskapet som får det til å skje.”
Kai Hattendorf, CEO, UFI
2. Plikten til å gjøre nødvendige trygghetstiltak
Selv om størstedelen av befolkningen er fullvaksinert, står helse og trygghet fortsatt øverst på agendaen for arrangementer. For å ivareta helse og trygghet på fysiske arrangementer kreves det at du som arrangør har full kontroll på detaljer, har god dialog med deltakere, og etterlever stadig skiftende smitteverntiltak.
Ifølge The Vendry svarte 62 prosent av respondentene at hensynet til helse og trygghet er det viktigste for at de skal kunne føle seg trygg på å lage fysiske arrangementer.
AMEX-undersøkelsen kom frem til det samme: 58 prosent av de spurte sa at ivaretakelse av deltakernes helse og trygghet er en av faktorene som veier tyngst for arrangører når de planlegger fysiske arrangementer. 55 prosent svarte at leverandørers evne til å være fleksible og tilpasse seg arrangørers behov er viktig.
Et eksempel på slik fleksibilitet så vi fjor, da flere arrangementssteder endret sine kanselleringsregler, slik at arrangører trygt kunne booke møter og arrangementer uten å risikere økonomisk tap dersom de måtte avlyse kloss inntil eller på arrangementsdato.
Fleksible kanselleringsregler og andre tryggende tiltak bidrar også til at helse og trygghet ivaretas, siden arrangører dermed kan gjøre det rette dersom smittesituasjonen brått skulle forverres.
3. Økt bruk av digitale verktøy og data for å beregne ROI
Tradisjonelle nøkkeltall som antall påmeldte, innbetalinger, no-shows og leads er fortsatt viktig for å beregne ROI på arrangementet. Men når det gjelder mer indirekte KPI-er, som f.eks. deltakertilfredshet og engasjement, kan meningsmålinger/polls underveis i arrangementet og evaluering i etterkant gi et tydeligere bilde.
Som AMEX-rapporten bemerker: “ROI trenger ikke alltid å henge sammen med kroner og øre”. Hvis arrangementet f.eks. er et læringsseminar eller en fagdag, kan man beregne ROI ved å se på resultatet av meningsmålinger eller evalueringen.
Les mer: Gjør arrangementet mer interaktivt med meningsmålinger
Arrangører gjør dessuten stadig mer bruk av eventapp for å skape bedre og mer engasjerende deltakeropplevelser. Et slikt verktøy kan gi deg rikelig med data som du kan bruke til å se hvor/når du har lyktes best med å involvere deltakerne.
Husk at bruk av eventapper innebærer at dere samler inn persondata. Med GDPR kreves samtykke for både lagring og behandling av dette. Som arrangør må du gjøre alle nødvendige tiltak for å sikre dine deltakeres data, slik at du minimerer risikoen for at de havner på gale hender.
Skaff dere oversikt over hvem som har tilgang til virksomhetens data – både internt og blant tredjepartsleverandører som behandler data for dere (leverandører av påmeldingssystem, eventapper, etc.). Se nøye på leverandørenes datasikkerhetsrutiner og sørg for å inngå ny og oppdatert databehandleravtale som beskriver ansvarsforholdet i detalj.
4. Veloverveid bruk av digital teknologi for å bygge “community”
Behovet for raskt å kunne konvertere fra en fysisk til et digital/hybrid møteplass har endret verktøysettet som arrangører må ha for hånden for å kunne skape opplevelsene som deltakerne krever. Derfor har det blitt helt nødvendig å ta høyde for profesjonell digital overføring når man planlegger et arrangement.
Undersøkelsen fra Kaltura viser at 73 prosent av deltakerne er fornøyd med opplevelsen de får på digitale arrangementer. Men det var også noen nedslående tall. 55 prosent svarte at heldigitale arrangementer “føles mindre personlig”, 44 prosent svarte at de gir “færre muligheter til å omgås sosialt”, og 35 prosent svarte at de gjør det vanskelig å få til nettverking.
Hybride arrangementer er kommet for å bli. 90 prosent av respondentene i Kalturas undersøkelse svarte at “alle større arrangementer vil være hybride eller heldigitale”.
Les mer: Fysisk, digitalt eller hybrid arrangement? Skillelinjene viskes ut ...!
Dette fører imidlertid til det som kanskje er den mest interessante utfordringen for arrangementsplanleggere i årene som kommer: Hvordan man skal klare å møte det økende behovet for å skape minneverdige og verdifulle møteplasser på tvers av ulike arrangementsformater og digitale plattformer.
Ifølge The Vendry svarte halvparten av alle profesjonelle arrangører som deltok i spørreundersøkelsen deres, at det å “skape et community rundt et arrangement eller en møteplass” er det som gir dem motivasjon for å lage arrangementer i tiden fremover. Dette er en god indikasjon på at fysiske møter vil fortsette å være like viktige som de alltid har vært.
Konklusjon
En overordnet trend for 2022 og videre fremover er ønsket om å bygge “communities” (fellesskap) med samhørighet, felles verdigrunnlag og høyt engasjement.
Gode digitale verktøy som forbedrer deltakeropplevelsen og letter planleggingen, blir helt avgjørende i så måte. Dessuten må man være rigget for å kunne konvertere fra fysisk til digitalt/hybrid arrangement på kort varsel.
Som vi skrev om i en tidligere artikkel – det er viktig å ha en hybrid eller digital plattform å falle tilbake på når det igjen oppstår en situasjon som gjør at folk ikke kan eller ikke ønsker å reise til fysiske arrangementer.
I disse tider skal man være forsiktig med å kikke inn i krystallkulen, men vi tillater oss fortsatt å se på den lyse siden av tilværelsen: Forhåpentligvis vil det bli en gradvis normalisering etter hvert som situasjonen forbedrer seg utover 2022.
Er vi riktig heldige, vil pandemien være et tilbakelagt kapittel innen vi skriver artikkelen som gir prognosen for arrangementsåret 2023 …!
